E-ihale Yazılım Programı Hizmet Alımı

T.C.

İĞDİR VALİLİĞİ

İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ

E- İHALE YAZILIM PROGRAMI ALIMI İŞİ TEKNİK ŞARTNAMESİDİR

İŞİN TANIMI: 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ile bu Kanun’un istisnaları kapsamında yapılan ihalelerinin mevzuata ve idare süreçlerine uygun olarak hazırlanması ve yönetilmesi amacıyla üretilmiş, yapılması gereken tüm işlemleri ve raporları hazırlayabilecek nitelikteki yazılım programının 7 (yedi) adet kullanıcı haklı 12 (on iki) aylık alımı işi.

1)  İhale Modülü, ihtiyacın belirlenmesinden sözleşmenin imza edilmesi aşamasına kadar olan ihale sürecini kapsamalıdır.

2)  Modül ihale ve tedarik sürecinin aşağıda belirtilen tüm unsurlarını kapsamalıdır:

1.    Talep

2.     Teknik şartname

3.    İhtiyaç listesi

4.     Yaklaşık maliyet

5.     Biitçe-ödenek

6.     İhale dokümanları (idari şartname, sözleşme tasarısı, standart formlar vb.)

7.    Onay

8.    EKAP/İKN alma ve diğer işlemler

9.     İlan

10.  İhale dokümanı satış/ihale tekliflerinin alınması

11.  Uygunluk kontrolü

12.  Belge inceleme

13. Tutanak ve belgelerin düzenlenmesi

14.  Fiyatların girişi/kontrolii

15.  Komisyon kararı

16.  KİK sorgulama işlemleri

17.  Kesinleşen/İptal edilen komisyon kararı

18.  Sözleşmeye davet ve sözleşme

19.  Mal/İş Kartı (Taşınır, Hizmet, Yapım işi)

20.  Firma yönetimi

21.  İhtiyaç listesi oluşturma

22.  Firmalara gönderilecek teklif mektubunu oluşturma

23.  Firma tekliflerinin programa girilerek piyasa fiyat araştırması yapılması ve yaklaşık maliyetin bulunması

24.  Piyasa fiyat araştırma tutanağının düzenlenmesi

25.  İhale onay belgesinin düzenlenmesi

26.  Yaklaşık maliyet ve piyasa fiyat araştırması yapacak kişilerin tanımlanması, olurlarının alınması.

27.  Kazanan firmanın belirlenmesi

28.  Bütçe takibi

29.  Sözleşme modülü, sözleşme belli bir süreyi gerektirmesi durumunda, alımın bir sözleşmeye bağlanması zorunlu olup bir defada yapılacak alımlarda sözleşme yapılması idarelerin takdirindedir. Buna karşılık, 22 nci maddenin (c) bendi kapsamında yapılan alımlarda sözleşme yapılması zorunludur.

30.  Firma veritabanı

31.  Malzeme veritabanı

32.  İhale istatistikleri

3) 4734 Sayılı Kamu İhale mevzuatının belirttiği doğrultuda ve kurumların ihtiyaçları dikkate alınarak geliştirilmiş olmalıdır.

4)   1 emin süreci kullanıcıyı yönlendirecek biçimde tasarlanmış, bir aşamadaki bilgileri girip tamamladıktan sonra ileri düğmesini kullanarak sonraki aşamaya geçiş yapabilme özelliğine sahip olmalıdır.

5)                 Program verileri, güvenliği kanıtlanmış, bilinen ve standart bir veritabam formatı olan kurumun göstereceği sunucuda depolanır olmalıdır.

6)  Program ağ üzerinden çok kullanıcılı biçimde çalışabilir. Program kurulumu sadece server bilgisayara yapılır, ağdaki diğer kullanıcılara kısayol atılır, tüm veriler server'de tutulur. Programda birim tanımlamaları yapılabilir ve tek bir sunucu bilgisayar üzerinden tüm birimler programı kullanabilir. Kullanıcılar sadece kendi birimlerindeki ve yetkili oldukları dosyaları görebilirler, diğer birimlerdeki dosyalara ulaşamaz olmalıdır.

7)  Kullanıcı dostu bir program olmalıdır. İhale veya doğrudan temin sürecini hiç bilmeyen birisi bile programı kullanarak işlemlerini hatasız gerçekleştirebilir olma özelliğine sahip olmalıdır.

8)  Programım mevzuat değişikliklerini, alanında uzman Ar-Ge ekibiyle takip ederek programda yapılması gereken düzenlemeleri çok hızlı biçimde gerçekleştirebilmelidir. Aynı zamanda yapılan mevzuat değişiklikleri konusunda da kullanıcılarını bilgilendirmelidir.

9)  Bütçenin programa tanımlaması durumunda %10 luk doğrudan temin bütçesini kontrol edebilmeli. Gerçekleştirmiş olduğunuz tüm teminlere ilişkin istatistik verilerine tek tuşla ulaşabilir olmalıdır. Bunlardan başlıcaları;

•      Malzeme bazlı istatistik raporu; Malzemenin hangi firmalardan, ne zaman ve kaç liraya alındığım göstermelidir

•      Firma bazlı istatistik raporu; yıl bazlı hangi firmalardan doğrudan temin atımları gerçekleştirdiğinizi göstermelidir

•     Temin türüne göre istatistik; Belirleyeceğiniz tarih aralığı içerisinden ne kadarlık yapım, hizmet ve mal alımı yaptığınızı göstermelidir

•     Temin tipine göre istatistik; 22. Madde de belirtilen temin tiplerinden (a,b,c,d ...) ne kadarlık alım yapıldığını göstermelidir

•      Tarih bazlı istatistik raporu; belirtilecek tarih aralığında ne kadarlık doğrudan temin yapıldığını

göstermelidir

10) Tamamlanmış veya tamamlanmamış işleri arşivleyebilmelidir.

11)  İhale mevzuatına uygun olarak hazırlanmış olmalıdır mevzuat değişikliklerini ve yargı kararlarını takip ve analiz ederek, Mevzuat değişikliği olduğunda sistem otomatik olarak güncellenmelidir.

12) Bu alım kapsamındaki işlerde Yüklenici ile İdare arasında “GİZLİLİK” anlaşması yapılacaktır. Kapsam İdare tarafından belirlenecektir. Yüklenici, İdare tarafından belirlenen standart prosedürlere ve yönergelere uyumlu olacak şekilde hizmet verecek ve kayıtları İdare’nin göstereceği elektronik ortamda saklayacak, istendiğinde İdare’ ye sunacaktır.Bilgi güvenliği yükleniciye ait olacak ve doğabilecek güvenlik zaafıyetinden yüklenici sorumlu olacaktır.

13)                    Yüklenici, çalışmalar sırasında sistemin kesintiye uğramaması için gerekli önlemleri alacak ve müdahaleye başlamadan önce İdare’ ye bilgilendirecektir

!4)Beliı1ilen ürün ve hizmetlerin bir bütün olarak çalışması için gerekli her türlü ek/yardımcı donanım ve hizmet Yüklenici tarafından sağlanacaktır. Sadece geçiş ve kurulum için gerekli olan ve geçiş sonrasında İdare’ nin ihtiyacı olmayacak bir bileşen var ise onu da Yüklenici karşılayacaktır. Tüm ürünler (donanım, yazılım, lisans vb.) yeni, kullanılmamış, hasarsız ve eksiksiz olarak, orijinal paketinde işin yapılacağı yere getirilecektir.

16)                     Şartnamede belirtilen tüm yazılımlar Muayene Kabul tarihinden itibaren garanti süresi 1 (Bir) yıl olacaktır.

17) Aksi belirtilmediği sürece bu şartnamede yer alan tüm uygulamalara ilişkin garanti desteği teklif fiyata dâhildir ve sözleşme sonuna kadar devam edecektir. Bu süre içerisinde olabilecek Kod hataları, kullanılan uygulamalarda olabilecek kanun değişiklikleri garanti kapsamında gerçekleştirecektir.

18) DİĞER HUSUSLAR

1.    Bütün ihale usullerini kapsamalıdır.(açık. belli istekliler ve pazarlık usulü).

2.     Mal, hizmet ve yapım ihalelerini kapsamalıdır.

3.     Yaklaşık maliyete, ihale usulü ve alım türüne göre ilan, ihale dokümanları ve yeterlik belgelerini hazırlamalıdır.

4.     EKAP’tan İKN almadan önce mevzuat ve veri kontrollerini yapar; İKN’yi otomatik almalıdır

5.     EKAP’a ayrıca veri girmeye gerek kalmaz. EKAP’la olan tüm işlemleri yapabilmelidir

6.     İhale dokümanları ve ihale süreçlerindeki dokümanların elektronik arşivini tutabilmelidir

7.     İhale, ihale süreci, görevliler, tutanaklar ve sonuçlarla ilgili rapor ve istatistikler iiretebilmelidir.

8.     Belgeleri, kontrol işlemlerini, tutanakları ve ara kararları üretmelidir.

9.     Komisyon çalışmaları, en avantajlı teklif, aşırı düşük tekliflerin değerlendirmesi, komisyon karar tutanakları, ihale komisyon kararı vb. çalışmaları yürütür; ilgili raporları iiretebilmelidir

10.  İhaleye katılan firmaları, firmaların tekliflerini, şikayetlerini ve ihale süreci içerisinde gerekli diğer bilgileri içeren rapor ve istatistikler iiretebilmelidir

11.  İhale konusu alım (mal ve hizmet alımı ile yapım işi), miktar, yaklaşık maliyet, teklif fiyat, ihale edilen fiyat ve yüklenicileriyle ilgili rapor ve istatistikler iiretebilmelidir

12.  Kişi ve birim üzerindeki işlerle ilgili mevcut ihale ve süreç bilgileri ile rapor ve istatistikler üretebilmelidir.

13.  Süre, limit, tutar ve tarihle ilgili uyarıları yapmalıdır.

19) Bu teknik şartname 19 maddeden oluşmuş olup, tarafımızca imza altına alınmıştır.